Zieltext AG: Mit smarten Prozessen in die Zukunft

«Sind wir auf dem richtigen Weg?»

In den letzten Jahren hat sich der Markt stark verändert. Für viele LSP bedeutet das: Wer langfristig erfolgreich bleiben will, muss seine Systeme und Abläufe auf den Prüfstand stellen. Deshalb beschäftigte Zieltext zunächst die Frage: Sind wir (immer noch) auf dem richtigen Weg?

Susanne Steinegger: «Der Sprachdienstleistungsmarkt ist anspruchsvoller geworden – technologisch, wirtschaftlich und wettbewerbsmässig. Wir haben lange mit Prozessen und internen Systemen gearbeitet, die zwar zuverlässig, aber schlicht nicht mehr zeitgemäss waren. Uns war klar: Wenn wir unsere Wettbewerbsfähigkeit sichern wollen, müssen wir unsere internen Strukturen modernisieren.»

«Wir brauchten zuerst Klarheit»

Entscheidend war in einem ersten Schritt, die Ausgangslage sowie die tatsächlichen Pain Points sichtbar zu machen. Deshalb hat Language Box zu Beginn eine umfassende Business-Analyse durchgeführt. Gemeinsam mit Zieltext wurden die wichtigsten Bereiche unter die Lupe genommen, insbesondere Systemlandschaft, Lieferantenmanagement und Projektabwicklung von A bis Z.

Eine zusätzliche Perspektive wurde durch zwei umfangreiche Umfragen gewonnen: Bei den bestehenden Kund:innen von Zieltext sowie bei den Fachübersetzer:innen, die regelmässig für das Übersetzungsbüro arbeiten. Die Rückmeldungen waren deutlich:

Susanne Steinegger: «Mehr Automatisierungsmöglichkeiten, weniger manuelle Koordination und modernere Prozesse: Ein klares Signal, wohin sich der Markt bewegt. Zusammen mit der Business-Analyse wurden dabei konkrete Optimierungspotenziale aufgezeigt – und zwar nicht nur theoretisch, sondern sehr praxisnah.»

Ausschreibung, Evaluierung und Begleitung

Nach der Business-Analyse folgte bald der nächste Schritt: die Auswahl eines neuen Translation Management Systems (TMS). Neben den internen Optimierungen war es wichtig, auch Kund:innen und Freelancer:innen durch schnellere Workflows und bessere Integrationsmöglichkeiten zu entlasten.

Susanne Steinegger: «Language Box hat uns tatkräftig bei der Durchführung der Ausschreibung unterstützt. Wir erhielten eine klare, strukturierte Entscheidungsgrundlage – inklusive Beratung, Marktübersicht und Empfehlungen.»

Darüber hinaus begleitete Language Box die ersten Phasen der TMS-Implementierung: von den Besprechungen mit den Softwareanbietern über die ersten Schritte der Systemkonfiguration und Datenmigration bis hin zur Ad-hoc-Beratung bei Prozessfragen.

Susanne Steinegger: «Es war enorm wertvoll, einen Sparringpartner an unserer Seite zu haben, der die Sprachprozesse kennt und gleichzeitig unsere Bedürfnisse versteht.»

«Mehr Flexibilität für unsere Kund:innen»

Ein zentraler Aspekt der Optimierungsmassnahmen war es, den Kund:innen von Zieltext mehr Flexibilität zu bieten – ohne Kompromisse bei der gewohnten Qualität. So stehen mit dem neuen System nun ein übersichtliches Auftragsportal zur Verfügung sowie dedizierte Kundendatenbanken, die die zielgerichtete Suche in den eigenen Translation Memories und Terminologiesammlungen ermöglichen – was die Konsistenz und Qualität der Inhalte weiter perfektioniert.

Besonders innovativ ist die Möglichkeit, die Pro-Version von DeepL direkt innerhalb der geschützten Zieltext-Umgebung zu nutzen. Kund:innen erhalten damit maschinelle Sofortübersetzungen, die automatisch ihre eigenen linguistischen Daten berücksichtigen. Und natürlich kann ein maschinell übersetzter Text mit nur einem Klick als Postediting-Auftrag weitergeleitet werden: ein klarer Mehrwert in puncto Effizienz und Qualität.

«Wir arbeiten heute moderner – und deutlich effizienter»

Die Optimierung der Sprachprozesse zusammen mit der Umstellung auf ein webbasiertes System brachte spürbare Verbesserungen mit sich:

Susanne Steinegger: «Wir sind wirklich happy. Das alte System hat uns jahrelang begleitet, aber wir sind froh, es ersetzt zu haben. Heute arbeiten wir schneller, effizienter und professioneller. Und sind für die Herausforderungen der nächsten Jahre bestens gewappnet.»

«Wir fühlten uns nie allein gelassen»

Besonders betont Susanne Steinegger den menschlichen Aspekt:

«Language Box war sehr kompetent und gleichzeitig angenehm pragmatisch. Die eigene Arbeitsweise so tiefgreifend zu verändern, ist nicht einfach – doch wir fühlten uns nie allein gelassen, im Gegenteil. Wir erhielten jederzeit klare Erklärungen, hilfreiche Empfehlungen und Lösungen mit Weitsicht.»

Patrizia Napoli, Geschäftsführerin von Language Box, freut sich über den erfolgreichen Mandatsabschluss:

«Sich selbst zu hinterfragen und echte Veränderungen zuzulassen, erfordert Mut und Disziplin. Das Team von Zieltext hat dabei ein beeindruckendes Durchhaltevermögen bewiesen. Wir freuen uns sehr, dass wir die Zusammenarbeit zwischen unserer Auftraggeberin, ihren Kund:innen und Freelancer:innen gemeinsam auf ein neues, effizienteres Level heben konnten.»