Allgemeine
Geschäfts­bedingungen

1. Allgemeines

Die Language Box GmbH erbringt Beratungsleistungen im Sprachdienstleistungsbereich, insbesondere zur Organisation und Optimierung arbeitsrelevanter Prozesse, zur Qualitätssteigerung, Kostenminimierung und Know-how-Vermittlung. Zudem erbringt die Language Box GmbH Coachingleistungen für Unternehmen und Organisationen, die die Begleitung von Teams und Führungskräften in Form von Workshops, Gruppengesprächen und vergleichbaren Formaten umfassen. Die vorliegenden allgemeinen Geschäftsbedingungen («AGB») gelten für alle Vertragsbeziehungen zwischen der Language Box GmbH («Language Box») und ihren Auftraggebern («Kunden»), je einzeln eine «Partei», gemeinsam die «Parteien».

2. Geltungsbereich

Die AGB sind integrierter Bestandteil jedes vom Kunden erteilten und von Language Box angenommenen Mandats und gelten bei definitiver Mandatserteilung seitens des Kunden als akzeptiert. Die einzelnen zu erbringenden Leistungen werden in einer gesonderten schriftlichen Vereinbarung («Beratungsmandat» oder «Coachingmandat») festgelegt. Das Beratungs- oder Coachingmandat bedarf zu seiner Rechtswirksamkeit der Schriftform. Durch Faksimile-Unterzeichnungen gilt das Schriftformerfordernis als gewahrt. Abweichende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden ausdrücklich wegbedungen, sofern diesen im Einzelfall nicht ausdrücklich schriftlich zugestimmt wurde. Language Box behält sich das Recht vor, die AGB jederzeit zu ändern oder zu ergänzen. Für laufende Mandate gelten Änderungen nur, wenn sie schriftlich vereinbart werden oder der Kunde ihnen nach vorgängiger Mitteilung ausdrücklich zustimmt. Die jeweils verbindliche Fassung der AGB ist auf der Webseite von Language Box unter www.languagebox.ch/de/agb einsehbar.

3. Mandatserteilung und Vertragsabschluss

Bei der Mandatsanfrage seitens des Kunden vereinbart Language Box zur Ermittlung der kundenspezifischen Bedürfnisse und Ziele ein erstes kostenloses und unverbindliches Erstgespräch. Anschliessend überprüft Language Box die ermittelten Informationen und trifft gegebenenfalls weitere Abklärungen in Bezug auf das gewünschte Leistungsergebnis. Die jeweiligen zu erbringenden Leistungen samt Kostenvoranschlag werden im Beratungs- oder Coachingmandat festgehalten. Bei Coachingmandaten werden zudem Termine und Zeiten, Anzahl Teilnehmende, Durchführungsort sowie gegebenenfalls und je nach Zielsetzung einzelne Module oder Etappen festgehalten. Der Kunde verpflichtet sich, das Beratungs- oder Coachingmandat innerhalb von 10 Arbeitstagen zu überprüfen und eventuelle Änderungswünsche unverzüglich zu melden. Die vertragliche Beziehung kommt mit der gegenseitigen Unterzeichnung der Mandatserteilung zustande.

4. Leistungsumfang

Language Box verpflichtet sich, das erteilte Beratungs- oder Coachingmandat fachgerecht, gemäss den vereinbarten kundenspezifischen Anforderungen und den vereinbarten Konditionen auszuführen. Dabei stehen insbesondere die vorgängig vom Kunden definierten Ziele im Vordergrund. Language Box behält sich das Recht vor, Beratungs- oder Coachingmandate zurückzuweisen, die aus zeitlichen, ressourcenbezogenen oder anderen Gründen nicht ausgeführt werden können. Language Box weist ausdrücklich jegliche Beratungs- oder Coachingmandate zurück, die die fachliche und unternehmerische Unabhängigkeit von Language Box im Hinblick auf eine sachliche und objektive Mandatsbearbeitung gefährden und die potenzielle Interessenkonflikte nach sich ziehen. Bei Coachingmandaten ist Language Box berechtigt, im Falle von Eskalationen, schwerwiegenden Konfliktsituationen oder sonstigen Umständen, die die Durchführung erheblich beeinträchtigen oder verunmöglichen, das Coaching in Absprache mit dem Kunden zu unterbrechen oder einzustellen. Language Box behält sich ausdrücklich das Recht vor, für die Erfüllung der vereinbarten Leistungen spezialisierte Fachpartner als Substituten i.S.v. Art. 399 OR sowie andere Hilfspersonen i.S.v. Art. 101 OR beizuziehen.

5. Leistungserbringung und Mitwirkungspflicht des Kunden

Der Kunde verpflichtet sich, Language Box sämtliche für die vereinbarte Leistungserbringung erforderlichen Unterlagen, Informationen und Ressourcen zu den vereinbarten Terminen und auf Anforderung von Language Box in einer Weise zur Verfügung zu stellen, die es Language Box ermöglicht, die Beratungs- oder Coachingleistung im vereinbarten Sinne auszuführen (vgl. Ziffer 8). Der Kunde nimmt zudem zur Kenntnis, dass die Erreichung der definierten Ziele auf der Grundlage der Beratungs- oder Coachingleistung von Language Box in seinem Verantwortungsbereich liegt. Bei Coachingmandaten erfolgt die Leistungserbringung als prozess- und teilnahmeabhängige Begleitung. Der Kunde nimmt zur Kenntnis, dass Coaching auf Kooperation, Vertrauen sowie auf einer freien, aktiven und selbstverantwortlichen Mitwirkung beruht und dass bestimmte Erfolge nicht garantiert werden können. Language Box übernimmt dabei die Rolle als Prozessbegleiter und Unterstützer; die Umsetzung von Entscheidungen und Veränderungen liegt im Verantwortungsbereich des Kunden. Bei Coachingmandaten stellt der Kunde zusätzlich sicher, dass die vorgesehenen Teilnehmenden über Ziel, Ablauf und Rahmenbedingungen des Coachings informiert sind und sie den Prozess aktiv, eigenverantwortlich und respektvoll unterstützen.

6. Änderung des Leistungsumfangs

Änderungen des vereinbarten Leistungsumfangs auf Wunsch des Kunden sind im Einzelfall nach Absprache möglich. Gleichermassen ist Language Box berechtigt, im Sinne der Realisierung der Vertragsziele und im Falle von nicht voraussehbaren und nicht zu beeinflussenden Ereignissen, während des Leistungszeitraums Änderungen des Leistungsumfangs vorzunehmen. Sämtliche Änderungsverfahren sind zu dokumentieren und bedürfen ihrer Rechtswirksamkeit der schriftlichen Form.

7. Leistungszeitraum

Bei erfolgter Mandatserteilung vereinbart Language Box in Absprache mit dem Kunden einen für die Leistungserbringung und die Erreichung der definierten Ziele erforderlichen Zeitraum. Der vereinbarte Leistungszeitraum verlängert sich in folgenden Fällen:

Language Box informiert den Kunden über die daraus resultierende Verlängerung und aktualisiert den vereinbarten Leistungszeitraum entsprechend. Dabei wird gemeinsam nach einer für beide Seiten angemessenen Lösung gesucht.

8. Übermittlung von Daten und mandatsbezogenen Informationen

Für die Übermittlung der für die Leistungserbringung erforderlichen Unterlagen und Informationen stellt Language Box auf ihrer Webseite oder in der eigenen Microsoft 365-Arbeitsumgebung einen eigens für den Kunden vorgesehenen Kundenbereich zur Verfügung. Im Kundenbereich kann der Kunde die angeforderten Unterlagen und Informationen jederzeit hochladen. Language Box stellt dem Kunden unmittelbar nach Mandatserteilung die für den Zugriff auf den Kundenbereich erforderlichen Zugangsdaten zur Verfügung und sorgt im Rahmen angemessener technischer und organisatorischer Massnahmen für die Zugänglichkeit der Systeme sowie die Sicherheit der Datenübermittlung. Auf Wunsch des Kunden kann die Datenübermittlung auch über vom Kunden bereitgestellte Systeme oder Plattformen erfolgen, sofern diese für die Leistungserbringung geeignet sind und Language Box der Nutzung vorgängig zustimmt. Für Verzögerungen und Leistungsausfälle aufgrund von nicht voraussehbaren und nicht zu beeinflussenden Ereignissen sowie aufgrund höherer Gewalt übernimmt Language Box keine Haftung. Sollte der Kunde der Datenübermittlung auf die oben beschriebene Weise nicht zustimmen, hat er dies ausdrücklich mitzuteilen. Auf Wunsch des Kunden oder falls nicht anders möglich kann die Datenübermittlung auch per E-Mail oder über den herkömmlichen Postversand erfolgen.

9. Honorar und Zahlungsbedingungen

Es gelten die im Beratungs- oder Coachingmandat vereinbarten Sätze und Preise (vgl. Ziffer 3). Bei erfolgter Mandatserteilung verpflichtet sich der Kunde, Language Box eine Anzahlung von 40 % des vereinbarten Honorars zu bezahlen. Ferner ist Language Box berechtigt, je nach Fortschritt des Beratungs- oder Coachingmandats und des angefallenen Aufwands eine monatliche Rechnung zu erstellen. Von Language Box erbrachte Sonderleistungen, die aufgrund von nicht einkalkulierten oder zusätzlichen Anforderungen und Wünschen des Kunden entstehen, sind zusätzlich zu vergüten. Bei Coachingmandaten können Vorbereitung, Material, Durchführung sowie Vor- und Nachbereitung als Pauschale oder gemäss Angebot vereinbart werden. Reise- und Drittspesen werden, sofern nicht anders vereinbart, effektiv gegen Beleg in Rechnung gestellt. Eventuelle Übernachtungs- und Verpflegungskosten seitens des Kunden sind vom Kunden selbst zu tragen. Das Honorar richtet sich nach der jeweils vertraglich vereinbarten Preislogik. Alle Preise verstehen sich exklusive der gültigen gesetzlichen Mehrwertsteuer. Die Zahlungsfrist der zugestellten Rechnungen beträgt 20 Tage ab Rechnungsdatum. Diese Zahlungsfrist gilt als Verfalltag. Bei Ausbleiben der Zahlung fällt der Kunde automatisch in Verzug. Language Box ist bei Verzug des Kunden berechtigt, Verzugszinsen in der Höhe von 5 % p. a. sowie Mahngebühren und Inkassokosten zu verlangen. Language Box behält sich vor, bei Verzug des Kunden sämtliche Leistungen einzustellen, bis alle Forderungen getilgt sind.

10. Haftung

Die Haftung von Language Box für ihr eigenes Handeln oder Unterlassen sowie für die beigezogenen Hilfspersonen und Substituten wird im gesetzlich zulässigen Umfang (Art. 100, 101, 399 OR) ausgeschlossen. Insbesondere wird jede Haftung für Schlechtleistungen infolge mangelnder Mitwirkungspflicht seitens des Kunden ausdrücklich abgelehnt (vgl. Ziffer 5). Language Box haftet zudem insbesondere nicht für resultierende Schäden oder Folgeschäden aufgrund oder im Zusammenhang mit der Nutzung der von Language Box angelieferten Arbeitsergebnisse. Insbesondere bei Coachingmandaten nimmt der Kunde zur Kenntnis, dass Coaching keine medizinische, psychiatrische oder psychologische Behandlung darstellt und eine solche nicht ersetzt. Sämtliche Handlungen, Entscheidungen und Umsetzungsmassnahmen, die aus einem Coachingmandat abgeleitet werden, liegen im Verantwortungsbereich des Kunden bzw. der Teilnehmenden. Der Kunde stellt Language Box, seine Angestellten, Eigentümer und von Language Box beigezogene Drittpersonen von allen Ansprüchen frei, die im Zusammenhang mit der Nutzung der Arbeitsergebnisse gegenüber Language Box erhoben werden könnten.

11. Vertragsdauer und Rücktritt

Die Laufzeit des Vertrags wird im Beratungs- oder Coachingmandat festgelegt und entspricht dem gemäss Ziffer 7 definierten Leistungszeitraum. Beide Parteien sind berechtigt, nach Massgabe der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen und gegen Bezahlung bereits erbrachter Leistungen und Ersatz in Anspruch genommener Drittaufwendungen vom Vertrag zurückzutreten (Art. 404 Abs. 1 OR). Terminverschiebungen oder Absagen durch den Kunden sind Language Box unverzüglich mitzuteilen. Bei Coachingmandaten ist eine kostenfreie Absage einer Leistungseinheit bis spätestens fünf Arbeitstage vor dem vereinbarten Termin möglich. Bei späteren Absagen werden die vereinbarten Leistungen dem Kunden vollumfänglich in Rechnung gestellt, als hätten die entsprechenden Coachingeinheiten stattgefunden. Bereits angefallene, nicht stornierbare Dritt- oder Reisekosten sind in jedem Fall vom Kunden zu tragen.

Erfolgt die Kündigung zur Unzeit, entsteht die gesetzlich vorgesehene Schadenersatzpflicht entsprechend Art. 404 Abs. 2 OR.

12. Geheimhaltung

Die Realisierung der Vertragsziele und die fachgerechte Ausführung des Beratungs- oder Coachingmandats kann Einblick in vertrauliche betriebliche Dokumente beider Parteien mit sich bringen. Die Parteien behandeln sämtliche von der jeweils anderen Partei zur Verfügung gestellte Unterlagen und Informationen vertraulich. Bei Coachingmandaten gilt die Vertraulichkeit auch für Inhalte aus Gruppengesprächen und Workshops sowie für persönliche Äusserungen von Teilnehmenden. Der Kunde stellt sicher, dass die Vertraulichkeit auch von den Teilnehmenden gewahrt wird. Die Erstellung und Verwendung von Ton-, Bild- oder sonstigen Aufzeichnungen eines Coachings sowie der Teilnehmenden sind nur nach vorgängiger schriftlicher Zustimmung von Language Box und des Kunden zulässig. Nach Beendigung des Mandats sind die von der jeweils anderen Partei erhaltenen Dokumente und Materialien auf deren Begehren hin zurückzugeben oder zu vernichten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Die Bearbeitung von Personendaten im Rahmen der Leistungserbringung erfolgt unter Einhaltung der anwendbaren Datenschutzbestimmungen. Weitere Informationen zur Datenbearbeitung sind in der Datenschutzerklärung von Language Box unter www.languagebox.ch/de/datenschutzerklaerung enthalten. Sofern Language Box im Rahmen der Leistungserbringung Personendaten im Auftrag des Kunden bearbeitet, wird vor Beginn der Bearbeitung eine entsprechende Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung abgeschlossen.

13. Nutzungsrechte

Werden bei der Ausführung eines Beratungs- oder Coachingmandats digitale oder physische Erzeugnisse wie Formulare, Applikationen, Sprachstandards, Unterlagen, Präsentationen, Arbeitsblätter, Methoden- oder Konzeptdokumente usw. erstellt oder verwendet, verbleiben die Nutzungsrechte bis zur vollständigen Rechnungsbegleichung bei Language Box. Nach vollständiger Bezahlung ist der Kunde berechtigt, die im Rahmen des Mandats erstellten oder zur Verfügung gestellten Unterlagen für interne Zwecke zu verwenden. Jede darüberhinausgehende Nutzung, insbesondere die Veröffentlichung oder Weitergabe an Dritte, bedarf der vorgängigen schriftlichen Zustimmung von Language Box.

Die Urheberrechte an sämtlichen durch Language Box erstellten Inhalten verbleiben ausschliesslich bei Language Box. Davon ausgenommen sind die Urheberrechte an sämtlichen vom Kunden angelieferten Materialien. Diese verbleiben vollumfänglich beim Kunden oder entsprechenden Dritteigentümern. Sämtliche auf Plattformen oder in Unterlagen von Language Box zur Verfügung gestellte Inhalte, insbesondere Informationen, Bilder und sonstige Aufnahmen, Produkte, Marken, Grafiken, Software und sonstige Leistungen stammen entweder von Language Box oder von einem für Language Box tätigen Autor, Entwickler oder sonstigen Partner. Die zugrunde liegenden immateriellen Eigentumsrechte stehen Language Box oder dem jeweiligen Drittlieferanten zu. Die Bestandteile der Plattform dürfen weder ganz noch teilweise kopiert oder nachgeahmt werden.

14. Schlussbestimmungen

Änderungen, Ergänzungen und Abweichungen von diesen AGB sind nur wirksam, wenn sie schriftlich vereinbart wurden.

Sollten diese AGB Widersprüche oder Lücken enthalten, so ist anhand von Zweck, Sinn und Geist der Bestimmungen sowie dem Prinzip von Treu und Glauben und den gegenseitigen Interessen der Parteien zu ermitteln, welche Regelung als angemessen erscheint. Sollte eine der Bestimmungen ungültig oder nichtig sein oder werden, so soll dies keinen Einfluss auf die Geltung der restlichen Bestimmungen haben. Nichtige oder ungültige Bestimmungen sind durch solche wirksamen Bestimmungen zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der nichtigen oder ungültigen Bestimmung am nächsten kommen.

Auf das Vertragsverhältnis zwischen Language Box und dem Kunden findet ausschliesslich das schweizerische Recht Anwendung, unter Ausschluss der Kollisionsnormen des internationalen Privatrechts. Ausschliesslicher Gerichtsstand ist Zürich, soweit nicht zwingende gesetzliche Bestimmungen einen anderen Gerichtsstand vorsehen.

Zürich, im Juni 2026

Language Box GmbH
Dufourstrasse 47
8008 Zürich